Vanaf NU kan je communicatie items in PLANMYSPORT, zoals uitnodigingen voor lessen, evenementen, toernooien en competities, maar natuurlijk ook nieuwsberichten en nieuwsbrieven, met één klik doorzetten naar de website. Zij worden daar dan als bericht getoond. Uiteraard met afbeeldingen en inschrijfkoppelingen.
Dit brengt veel gemak, want iedereen kan in de Communicatie Manager communicatie items aanmaken, en zelfs met een paar klikken in de PLANMYSPORT APP, maar berichten in Wordpress zijn toch ingewikkelder. Zeker als er een inschrijfkoppeling bij zit.
Hieronder staat hoe je deze nieuwe functie kunt activeren en gebruiken. Samengevat:
- Stap 1: De website moet gemaakt zijn met Wordpress.
- Stap 2: Maak een mailbox aan bij de provider.
- Stap 3a: Installeer plugin Postie op je website. Deze plugin is gratis. Lees hier de documentatie.
- Stap 3b: Installeer add-on Remote Featured Image als je wilt dat de thumbnail automatisch wordt gebruikt als afbeelding bij het bericht. Deze plugin kost 9 US Dollar.
- Stap 4: Doe de instellingen voor Postie
- Stap 5: Doe de instellingen voor PLANMYSPORT.
- Stap 6: Toon de berichten op de website - meestal toont de homepage al een berichten galerij.
- Stap 7: Publiceer het item naar de website.
Stappen 2 t/m 6 zijn eenmalig en lijken misschien "veel en ingewikkeld", maar als je alles rustig stap voor stap doet, ben je er in 1 à 2 uur klaar mee. Wil je liever dat wij dit voor je doen, dan kan dat voor een vaste prijs van € 35 (exclusief 21% BTW en per website). Dit is inclusief de add-on Remote Featured Image (stap 3b) waarvoor we bij de leverancier een speciale licentie hebben genomen.
Het was de bedoeling om plugins Laatste nieuws, Nieuws, Agenda, Evenementen en Mededelingenbord te maken om communicatie items op de website te tonen. Het is echter gebleken dat onze mogelijkheden voor layouts niet voldoen aan de eisen van webmasters. De plugins zijn daarom geschrapt. Postie is een perfect alternatief omdat webmasters alle vrijheid hebben om berichten te tonen zoals zij willen. Het is technisch zelfs mogelijk om de items van categorieën te voorzien en andere types berichten aan te maken. Vooralsnog beperken we het tot "gewone" berichten, maar wil je verder gaan, laat het dan weten zodat we er samen naar kunnen kijken. Onderaan in deze e-mail staan nog wat gedachten hierover.
Vragen zijn altijd welkom op helpdesk@planmysport.com.
Met vriendelijke groet,
Jan Willem Vermeer
PLANMYSPORT Ontwikkeling en Helpdesk
PS. Deze mailing is gestuurd naar de mailinglijst voor de Communicatie Manager en Website.
Stap 1 - De website moet gemaakt zijn met Wordpress
Postie is een plugin voor Wordpress. We hebben niet onderzocht of er voor andere CMS"en soortgelijke plugins bestaan, maar verwachten het wel. Het mechanisme komt neer op het sturen van een e-mail van PLANMYSPORT naar de website en dat bestaat al heel lang.
Stap 2 - Maak een mailbox aan bij de provider
Postie is kortgezegd een mailprogramma binnen Wordpress dat een mailbox uitleest en van elke e-mail een bericht maakt. Als je een communicatie item publiceert (stap 7), stuurt PLANMYSPORT in feite een e-mail naar die mailbox.
Theoretisch kan iedereen e-mails naar die mailbox sturen. Maar je wilt niet dat van elke e-mail een bericht wordt aangemaakt, want dat kan leiden tot misbruik.
- Hiervoor geef je de mailbox een moeilijk te raden naam. Bijvoorbeeld geheimeberichtenvoormijnwebsite@mijnwebsite.nl.
- Gebruik je de mailbox nergens anders voor.
- Stel je in Postie in vanaf welke e-mailadressen e-mails worden geaccepteerd. Zie stap 4.
De mailbox maak je aan op de selfservice pagina van je provider. Noteer het wachtwoord want dat is nodig bij stap 4.
Stap 3a - Installeer plugin Postie op je website
Volg deze stappen:
- Login als administrator op de website, meestal op pagina mijnwebsite.nl/wp-admin
- Klik in het menu aan de linkerzijde op Plugins
- Klik boven in op de knop Nieuwe plugin
- Zoek op plugin Postie
- Postie verschijnt meestal als eerste in de resultatenlijst - klik op Nu installeren en daarna op Activeren
- Dat is alles!
Stap 3b - Installeer add-on Remote Featured Image
Bij elk communicatie item kan je in de Communicator op tab Afbeelding één of meerdere afbeeldingen uploaden en eentje kenmerken als thumbnail. Die thumbnail staat in de app aan de linkerkant van de berichten en als je op een bericht klikt, verschijnt een aparte pagina met de thumbnail in originele grootte. Door dit mechanisme hoef je de thumbnail niet in de tekst te zetten en daardoor werkt het heel handig.
Bij berichten in Wordpress werkt het precies hetzelfde, alleen heet de thumbnail daar Uitgelichte afbeelding.
In de e-mail die PLANMYSPORT naar Postie stuurt, staat de thumbnail vermeld met html-code, bijvoorbeeld <img src="....>. De gratis versie van Postie toont de thumbnail wel in het bericht, maar niet in de berichtengalerij omdat het géén uitgelichte afbeelding is.
Dit is op te lossen met de add-on Remote Featured Image. Die add-on maakt automatisch een uitgelichte afbeelding van de thumbnail in PLANMYSPORT.
Deze add-on kost 9 US Dollar, maar als je door ons alles laat activeren, is dat inbegrepen.
Stap 4 - Doe de instellingen voor Postie
Postie heeft talloze instellingen, maar gelukkig staan ze bijna allemaal vanzelf al goed.
Doe dit en vul de aangegeven instellingen in.
- Login als administrator op de website
- Klik in het menu aan de linkerzijde op Postie
- Tab Mailserver
- Connection = Sockets
- Mail Protocol = POP3 (daarmee worden mails door Postie van de mailserver verwijderd)
- Port = 110
- Mail Server = bijvoorbeeld mail.argewebhosting.nl als Argeweb je provider is
- Mail Userid = de mailbox die je bij stap 2 hebt aangemaakt
- Mail Password = het bijbehorende wachtwoord
- Ignore Email Date = Nee
- Use Postie Time Correction = Nee
- Postie Time Correction = 0 (uren)
- Check for mail every = every 10 minutes (zo duurt het maximaal 10 minuten voordat het communicatie item op de site staat)
- Maximum number of emails to process = All
- Delete email after posting = Ja
- Enable Error Logging = Nee
- Notify on Error = admin
- Enable Debug Logging = Nee
- Klik onderaan op Wijzigingen opslaan
- Tab User
- Roles That Can Post = Beheerder
- Geautoriseerde adressen = vul hier de e-mailadressen in die je gebruikt om vanuit PLANMYSPORT te mailen, bijvoorbeeld info@mijnwebsite.nl. Zie ook stap 5.
- Default Poster = admin
- Force User Login = Nee
- Sta iedereen toe via e-mail te posten = Nee
- Klik onderaan op Wijzigingen opslaan
- Tab Message
- Preferred Text Type = html
- Text fallback = Nee
- Default category = uncategorized (tenzij je bijvoorbeeld categorie Nieuws hebt)
- Match short category = Ja
- Use colon to match category = Ja
- Use dash to match category = Ja
- Use square bracket to match category = Ja
- Remove matched categories = Ja
- Default tag(s) = leeg
- Default Post Status = publish
- Default Post Format = standard
- Default Post Type = post
- Default Title = Live From The Field
- Allow Legacy Commands = Ja
- Treat Replies As = comments
- Strip Original Content from Replies = Ja
- Allow Duplicate Comments = Ja
- Doorsturen verworpen e-mail = Ja
- Toestaan Onderwerp in E-mail = Ja
- Toestaan HTML in onderwerpregel E-mail = Ja
- Text for Message Start = :pmsstart
- Text for Message End = :pmsend
- Filter newlines = Nee
- Replace newline characters with html line breaks = Nee
- Return rejected mail to sender = Ja
- Send post confirmation email to = nobody
- Automtically convert urls to links = Ja
- Weglaten van de Email handtekening = Ja
- Handtekening herkenningselementen = laat staan wat er staat
- Klik onderaan op Wijzigingen opslaan
- Tab Image
- Use First Image as Featured Image = Ja
- Include Featured Image in Post = Nee
- Automatically insert image gallery = Ja
- Rest laten staan
- Tab Video and Audio
- Laat staan wat er staat
- Tab Attachments
- Laat staan wat er staat
- Tab Support is niet nodig
Na het doen van deze instellingen adviseren we om rechtsboven op Test config te klikken om te controleren of de verbinding met de mailserver in orde is.
Stap 5 - Doe de instellingen voor PLANMYSPORT
Doe dit:
- Start de Communicatie Manager
- Klik op menu INSTELLINGEN
- Klik op Communicatie instellingen
- Rechts in het midden staat Publiceer communicatie items op de website - daar gaat het om
- Webmaster = het nummer van de deelnemer die gebruikt wordt om de e-mails te versturen. We hebben dit al voor je ingesteld. De deelnemer is ingesteld in het systeemseizoen bij de medewerkers.
- E-mailadres = het e-mailadres dat in stap 2 is aangemaakt
- Dit adres wordt automatisch vastgelegd bij de webmaster.
- Let op: zodra dit adres is ingevuld, is de koppeling PLANMYSPORT - WEBSITE actief
- Status bericht
- Direct publiceren = het door Postie aangemaakte bericht wordt direct gepubliceerd zonder verder iets te doen. Wij adviseren deze instelling.
- Concept = het bericht krijgt de status Concept. Je moet het bewerken en publiceren om zichtbaar te maken.
- Te beoordelen = het bericht krijgt de status Te beoordelen. In de praktijk is dit hetzelfde als Concept. Iemand moet gaan kijken, beoordelen en publiceren.
- Eigen gebruik = het bericht wordt niet gepubliceerd totdat u het gaat bewerken en dat alsnog doet.
- Toekomst = dit hoeft u niet in te stellen, want een bericht wordt automatisch "gepland" indien de "nieuws datum" in de toekomst ligt.
- Commentaar
- Niet toegestaan = niemand kan reageren op het bericht. Wij adviseren deze instelling.
- Iedereen = iedereen mag reageren op het bericht.
- Alleen ingelogd = alleen degenen die ingelogd zijn op de website mogen reageren. Als u wilt dat op berichten gereageerd kan worden, kies dan hiervoor. U zult dan ook iets moeten regelen opdat bezoekers kunnen inloggen op de website. De toegangscode van PLANMYSPORT kan daarvoor niet gebruikt worden.
- Vertraging
- Standaard worden berichten direct getoond, maar het is mogelijk om een vertraging in te stellen. Dat kan handig zijn als u zeker wilt zijn dat communicatie items altijd eerst worden gemaild voordat zij op de website staan.
- Intro toegestaan
- In een berichtengalerij in Wordpress wordt meestal een stukje van de omschrijving getoond. Als de bezoeker daarop klikt, verschijnt de hele omschrijving. Die stukjes kunnen soms "raar" worden afgebroken. Wilt u dat niet, kies er dan voor om bij elk bericht een Intro te tonen.
- Zet hier een vinkje en in de Communicator verschijnt op tab Teksten onderaan de optie om een Intro in te voeren. Deze wordt dan automatisch omgezet naar een Intro.
- Let op: we zijn in Wordpress vier benamingen voor hetzelfde begrip tegengekomen: Intro, Samenvatting, Uittreksel en Excerpt.
- Advies: áls u dit wilt gebruiken, is het handig om ons dat te melden zodat we kunnen meekijken of het goed gaat. De intro's zijn dan noodzakelijk voor álle items, want anders toont de berichtengalerij alleen titels en uitgelichte afbeeldingen.
Stap 6 - Toon de berichten op de website
Op bijna elke website staat een berichtengalerij. Meestal op de homepage met het kopje "Laatste nieuws", soms op een aparte pagina "Nieuws" of "Nieuwsarchief".
Het is handig om een communicatie item naar de website te sturen en dan te kijken hoe het in de berichtengalerij eruit ziet. Daarna kan zonodig de galerij worden aangepast. Omdat zulke instellingen bij elke versie van Wordpress of elk thema anders zijn, is het niet te doen om dat in deze e-mail uit te leggen.
Stap 7 - Publiceer het item naar de website
Als een communicatie item helemaal klaar is, kan het gepubliceerd worden. Bekijk het onderstaande plaatje.
- Zet ter bevestiging bij de groene pijl een vinkje.
Dit lijkt overbodig, maar het is belangrijk te realiseren dat er in feite een kopie van het item op de website wordt gezet. De omschrijving die op de website verschijnt, is precies gelijk aan de omschrijving die op het moment van publiceren bij het item is ingesteld. Als je daarna de omschrijving aanpast, wordt het bericht niet bijgewerkt. Dat is technisch niet mogelijk. Vandaar dus de vraag of het item echt wel gereed is.
Let hierbij speciaal op de inschrijfkoppelingen. Die moeten in de omschrijving staan. Op tab Teksten wordt ook aangegeven welke inschrijfkoppelingen nog niet in de omschrijving staan. - Als het item klaar is en het vinkje gezet, klik dan bij de paarse pijl op PUBLICEREN.
- Er wordt direct een e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat bij stap 2 is aangemaakt en bij stap 5 is ingesteld.
- Postie pakt deze e-mail op en maakt er een bericht van.
In het verleden, toen de websites integraal onderdeel waren van PLANMYSPORT, gebruikten álle klanten de overzichten met Laatste nieuws, Nieuws en Agenda. Dat alles-in-één concept is in 2020 verloren gegaan. Het aantal klanten dat nu zelf berichten aanmaakt op de website is op één hand te tellen. Dat is betreurenswaardig, want de meeste websites zijn hierdoor heel statisch en minder aantrekkelijk om regelmatig te bezoeken. Met deze nieuwe functie is dit probleem opgelost en we hopen dat alle klanten deze nieuwe functie oppakken en meer gaan communiceren.
In het verleden waren er klanten met aparte nieuwspagina's per locatie. Alleen algemene berichten, bijvoorbeeld over toernooien, waren voor iedereen te zien. Postie biedt soortgelijke functionaliteit waardoor dit weer mogelijk wordt. Heb je interesse? Laat het weten.
De komende maanden gaan we aanpassingen doen aan de PLANMYSPORT APP. Bijna niemand weet dat je daarmee heel simpel een communicatie item kunt maken. Gewoon een titel invullen, eventueel een tekst erbij en een leuke foto nemen en klaar. Het is zo gedaan. Die functie gaan we beter onder de aandacht brengen en uitbreiden met publiceren naar de website. Zo kan je straks met de APP nieuwsberichten aanmaken die direct in de app én website te zien zijn.
--==--